连锁药店｜案例详解：靓桐医药的流程优化之路
案例｜医药｜连锁｜靓桐医药｜流程
在云南省，一家专注于医疗医药连锁行业的企业正稳健发展。靓桐医药，专门经营零售连锁和批发业务，在昆明、玉溪、大理这三大区域，它已经拥有超过70余家连锁药房，3家中医诊所，总员工数已超过400人。
陈静韬，是靓桐医药的总经理，持续推进企业的技术创新和管理升级。
当谈及公司的经营模式，陈总特别强调：“我们并不参与药品和其他产品的生产，我们的主要业务是选品和售卖。每一个进入我们连锁店的商品，都是经过严格筛选，确保质量和安全性。”
一、初识日事清：靓桐医药x日事清
痛点的涌现：
靓桐医药的信息部在为靓桐医药的项目管理找解决方案。最近的工作压力不小，门店连锁业务不断扩展，管理和协同的难度逐渐增大。靓桐医药的总经理陈总迅速地感受到了这家连锁医药企业的一系列信息管理难题。
头疼的首要问题就是靓桐医药70多家门店的管理。每家门店，似乎都有自己的信息和运作方式。这对陈总来说，他必须找到一个方法，确保快速扩张的同时，内部管理能够跟上步伐。
陈总清楚地知道，仅仅增加人手，或者采取简单的管理措施，都不足以解决这些问题。靓桐医药亟需一个全面、灵活且强大的信息化工具，来重新梳理和整合所有门店的信息流程。
他思索着：全国70多家门店，上百人的团队，如何发挥总部的指挥棒作用，如何让门店管理的工作更有序，更高效？如何确保业务的高效和标准化，在总部和门店间实现信息资源的无缝对接？如何找到一个统一、合适的工具来协助他们？
初识日事清
在陈总的建议下，靓桐医药的信息部开始考察市面上多种软件解决方案。他们思考琢磨过是否需要定制软件。信息部门也考察过看过市面上一些项目管理软件，觉得太简单了，似乎无法满足靓桐医药的复杂的业务流程需求。而一些低代码定制软件？信息部门的同事对定制的价钱、灵活性等弊端也进行了综合的权衡。
然后，一天，信息部夏经理在平台的精品推荐中，偶然发现了日事清。他花了些时间了解，觉得日事清可能正是他们需要的。不仅有目标、项目、流程、知识等齐全的功能，还特别适合连锁团队。
他立刻联系了日事清的团队，希望能得到一次远程演示，深入了解这个产品。他特别强调，希望在演示中看到日事清是如何处理目标和项目的串联，以及如何做流程管理。经过一段时间的了解、测试、方案演示搭建，他发现日事清有可能成为这个关键的解决方案。
二、落地挑战与解决方案
购买软件只是信息化的第一步，而如何落地部署，才是数字化转型的成败关键。对靓桐医药的信息部来说 ，在公司内部署日事清这一管理工具，不仅是一个软件部署的过程，更是对整个企业工作流程和管理模式的一次升级和改造。
从7月初开始，靓桐医药的信息部负责人就与日事清的用户经理紧密合作，开始调整公司的组织架构和权限。经过数次沟通和调整，与各部门、与日事清的对接人、与老板进行深入沟通。信息部尝试梳理出最适合公司现阶段的流程场景，同时，信息部还在公司内主动策划了一场关于日事清项目和流程的培训，希望通过培训让更多的员工理解和掌握日事清的使用方法，从而更好地服务于公司的业务。
在公司内部署日事清的过程中，日事清的客户成功经理为他门提供了强大的支持。在流程搭建阶段，客户成功经理提供了许多有价值的建议。他们针对医疗医药连锁行业的特性，为公司将停留在流程图的流程搭建落地在日事清，规划一套最符合其业务流程的权限设置。在这一系列的部署过程中，靓桐医药信息部门都深深感受到了客户成功经理的专业和热情。他们更有信心确保日事清在公司的成功落地，为公司的信息化管理带来质的飞跃。
三、靓桐医药x日事清“新店开业、活动上报、药品效期管理、药品盘点”业务流程落地
场景1:门店活动方案上报流程
涉及部门：总部：门店管理部、运营经理 、仓库、财务、信息部
门店：店长或区域主管
【业务背景】
为了保持市场声量，靓桐医药各零售门店经常需要频繁地进行各类门店促销和活动，以吸引更多客户和提高品牌知名度。这些活动需要由各个门店提出方案并上报给总部进行审批。对于总部市场活动管理人员来说，这不仅意味着需要审批大量的活动方案，还要确保每家门店的活动都能够满足公司的统一标准和品牌形象。
但在没有统一的上报和审批流程下，大量的活动方案通过微信、纸质表格或其他零散方式上报，造成了审批效率极低。经常出现重复、信息不全或者与其他门店活动冲突的情况，导致活动的执行效果大打折扣。
【业务需求】统一的活动上报和审批流程
面对如此复杂的活动上报需求，靓桐医药总部意识到迫切需要一个清晰、高效的活动上报及审批工具。
1、这个工具应为各门店提供一个统一的活动上报入口，确保信息的一致性和完整性。
2、同时，总部应能够迅速、透明地进行活动审批，并给出反馈，确保每家门店的活动都能够按照公司的要求和时间表准确地进行。
3、流程进度可视化：不同门店不同活动方案上报及实施过程中，每一步骤都可以被清晰地记录和追踪，每一环节都在管控范围内。
【日事清落地方案】：药店活动需求上报
在靓桐医药公司的多步骤活动策划中，日事清作为中枢，完美地整合了各部门间的协同工作。
活动需求上报初始阶段，店长或区域主管在日事清上提出活动概念和预期日期，作为项目的初始节点。
随后，门店管理部的负责人接手，审阅活动提议，并在同一平台给予批准或提出修改意见。一旦得到审批，运营经理便开始在此工具上详细规划活动内容。
与此同时，日事清的并行流程功能使得多个部门能同时行动，高效开展各自职责。
财务部门在收到提醒后，迅速处理与活动相关的款项；信息部则开始为活动提供技术支持；而美工部门则开始设计活动所需的DM单。这些都在日事清上以分支流程形式出现，让每个环节都清晰可见。仓库部门也不例外，它们收到备货需求后，马上进行盘点和补货。
随着活动实施日的临近，区域主管带领团队进行现场布置，并在日事清上更新任务进展，确保实时反馈。一切结束后，运营经理会进行活动的复盘会议，总结经验和提出改进意见，而这一切，都会记录在日事清上。
【日事清价值】
靓桐医药的门店活动上报流程通过日事清得到了极大的优化和提速而言，日事清不仅确保了每一个步骤都有明确的责任人和时间表，而且优化了跨部门的沟通与合作。其并行流程特点为公司节省了宝贵时间，确保各部门能够同步前进，共同为活动的成功做出贡献。
场景2：效期出库和商品盘点流程
涉及部门：总部：质量管理部、信息部、采购部、财务部
门店：店长
【业务背景】
靓桐医药在确保药品质量的同时，也对其存储与销售的有效期格外重视。然而，随着连锁店数量的增加，效期出库和药品盘点的管理变得愈加复杂。
尽管公司已经采用了ERP系统进行日常的库存管理，但每次定期盘点时，仍然面临一些问题。多数门店不能按时完成盘点任务，经常需要来自总部的逐一确认和指导。这不仅增加了总部的工作量，也意味着在盘点流程中容易出现疏忽和错误。如果疏忽导致近效期或过期药品货架仍在售，将对公司品牌形象和客户信任都是严重打击。
【业务需求】优化的商品盘点方案。
靓桐医药信息部门已经认识到，仅仅依赖ERP系统进行库存盘点已经不能满足现有的业务需求。
1、他们需要一个更先进、更自动化的盘点工具或方案，能够确保各门店及时、准确地完成效期出库和盘点工作。
2、该方案还应该减少人为错误，提供实时反馈，并简化总部的审核流程，使得盘点工作更加高效和精确。
总经理深知在医药连锁公司中，药品盘点的准确性和效率至关重要。他决定在复盘流程中引入日事清这一工具，用以记录、追踪和管理整个效期出库和商品盘点流程。
【日事清解决方案】商品盘点任务
在靓桐医药公司中，效期出库管理流程通过日事清得到了极大的优化和提速。每月20-25号，总部门店管理部负责人会利用日事清，为三十多个店铺发布效期处理任务。得益于日事清强大的自动化提醒功能，各店铺都能及时接收和确认任务。
接下来的25-30号，质量管理部能够轻松地通过日事清实时查看哪些店已经完成出库，而尚未完成的店铺则会受到日事清的自动催促，确保流程不被延误。
到了次月1日，信息部团队便开始汇总和整合由日事清收集的各店出库数据，制成门店效期出库表。该表格会在日事清上直接传递给采购部，实现信息快速、无误地传递。
采购部在收到表格后，会标注哪些药品适合换货或退款，并通过日事清直接通知财务部。这里，日事清扮演的是一个高效的中枢平台，使得财务与采购两部门之间的沟通更加流畅，从而加快了数据审核与扣款流程。
核对完毕后，各店的清单及明细会通过日事清发送给相应店长。店长们可以在日事清上直接进行确认或在发现数据问题时给出反馈。这一机制保证了整个出库管理流程的透明性和效率，确保了各环节之间无缝衔接。
【日事清价值】
效期出库管理流程通过日事清得到了极大的优化和提速。还确保了总部和70多家门店之间的紧密协作，使效期处理变得高效、透明。通过日事清的记录和追踪功能，靓桐医药确保了效期出库和盘点工作流程的顺利进行，
场景3：新开店铺流程管理
涉及部门：总部：综合管理部、人力资源部、财务部、信息部以及门店管理部
门店：店长或区域主管
【业务背景】
靓桐医药，作为一个迅速扩张的连锁医药企业，时常面临新店铺的开设需求。这其中涉及了选址、装修、培训、设备采购以及初期推广等一系列复杂的步骤。对于信息部大家来说，每开一个新店，都意味着需要与多个部门和外部供应商进行紧密沟通。
在没有统一的流程管理工具下，这些沟通多是通过微信和纸质表格完成，导致信息传递效率极低。新店铺的开业时间经常因为沟通不畅而被推迟。培训、设备采购、物资调拨等关键流程出现漏洞，这不仅直接影响了新店的初期营业效果，还大大降低了客户体验。此外，由于各部门的信息不同步，重复劳动和资源浪费的情况屡见不鲜。
【业务需求】统一的新店开设流程。
对于靓桐医药的新店铺开设流程，整个综合管理部团队都强烈感受到需要一个高效、透明的管理工具。
1、这个工具应该能够确保每一项任务都依照预设的流程进行
2、每一步流程，从选址到开业，都应该有明确的负责人和时间表。每个人都能清晰地知道下一步要做什么，何时做以及如何做。
3、此外，该系统需要清晰跟踪流程的进展，及时进行策略调整，确保每个步骤都能按时完成，以便新店铺能够按计划开业。
【日事清落地方案】从租房合同签订到店铺试营业
在靓桐医药开新店的全套流程里，得益于日事清流程软件，各个部门都能紧密地合作，确保从头到尾每个步骤都过关斩将。
租房合同签订与财务管理：首先，综合管理部用日事清流程软件上传租房合同的所有细节。这样，副总经理和总经理就能轻松、快速地在软件里给出反馈，确认所有条款，比如租金、装修期，都符合领导的预期。而财务部在软件里能一目了然地看到支付信息，并迅速处理。要是有关于物管费、押金的小遗漏，通过日事清的任务清单都能及时发现，让团队不错过任何细节。
人员配置与招聘：新店选址确定后，区域主管就会在日事清里提出人员配置和招聘的要求。门店管理部部长收到信息后，简单审核，就能让人力资源部开始行动。所有的招聘进度和信息，都在日事清里实时更新，这样各部门就能轻松跟上节奏，随时知道招聘的最新动态。
店铺装修与设备配置：有了日事清，副总经理上传装修方案、预算和货架布局就变得超级方便，总经理也能直接在里面审查。综合管理部和信息部在同一平台同步进行店内的设备采购，以及各种证照的办理。装修的每一个进度、设备的安装、网络的接入，日事清都会给相关流程负责人推送任务提醒。当商品准备到店时，区域主管就会收到提醒，并和采购部门一起搞定陈列工作。
简单来说，有了日事清流程软件，靓桐医药各部门就像一个默契十足的团队，确保新店铺的开业每个环节都井井有条，一切都在掌控之中。
【日事清价值】
靓桐医药公司，借助日事清的流程管理功能，高效地完成了新店开业的一系列任务，从租房合同签订到店铺试营业。通过日事清平台，综合管理部、人力资源部、财务部、信息部以及门店管理部等多个部门得以实时同步信息、迅速响应任务，加速决策和执行，确保流程的连贯性和透明度。这不仅提高了各部门间的协作效率，也大大缩短了新店铺从筹备到开业的时间。
结语
日事清为靓桐医药带来了业务流程的革新：自动化、标准化和细节化的管理。对于靓桐医药公司而言，日事清不仅仅是一个流程管理工具，更是在快速发展中确保业务高效、稳定运行的得力助手。
目前，日事清为多个医疗健康企业提供了卓越的业务管理工具，助力医疗创新更快地实现。国药集团，盛世华康、聚陆医疗等业内领先的医疗企业，均已采用日事清作为其核心的协作和管理平台。
在为医疗健康行业提供服务的经验中，日事清汇集了一系列从研发、生产、管理、连锁门店经营管理等前沿管理实践知识。欢迎扫描二维码，深入了解日事清带来的高效办公方案，我们会有专门的客户经理与您取得联系。
