连锁餐饮｜茶聚场：“都市茶田” 的连锁门店+线上电商的业务管理数字化升级

公司介绍

在2016年，一个新的品牌诞生在北京的商业心脏地带——茶聚场。作为茶聚场（北京）餐饮管理有限公司的旗舰品牌，它不仅仅是一个下午茶品牌，而是一个融合了现代风格和传统精粹的生活方式品牌。从精选的全球茗茶到融入茶元素的甜点蛋糕，为顾客提供一种全新的品味体验。将茶文化与餐饮体验相结合，提供从定制茶点到整体茶体验的一站式服务。

经过8年的发展，茶聚场（北京）餐饮管理有限公司已成为中国餐饮市场上的一颗璀璨明星，迅速在北京和上海的高端商业区如国贸、三里屯与王府井等地区开设了多家门店。线上零售共有两大主营业务，由高品质茶叶为线索，串联了高度风格化的包装与茶器，和高度原创性的蛋糕。

业务发展与管理挑战

品牌的快速扩张带来了更多的管理挑战。随着北京和上海中央商务区及地标级商业体中的六家门店陆续开业，茶聚场的管理团队意识到，目前的管理工具已经无法满足他们在快速扩张中的业务管理需求

1、OKR展示不直观：茶聚场公司原本拥有一套成熟的OKR管理模式，但Excel表格来管理和展示OKR缺乏实时更新和互动性，员工难以直观地理解目标与自己的关系，也难以及时调整自己的工作重点。

2、协作效率低：由于公司业务涵盖北京和上海两地的六家门店，总部和门店、总部各个部门之间的协作主要依赖IM和电话进行沟通和协作，地理分布的复杂性要求有一个能够跨区域高效协作的管理系统。

茶聚场公司迫切需要引入一个综合性的管理工具，提高管理效率并优化监控过程。经过HR部门多次考量和比较市面工具，茶聚场引入了日事清的企业管理系统。

日事清的关键功能点及应用场景

1、企业目标管理OKR

以前：目标和进度更新依赖静态的表格，导致信息滞后，影响决策效率。

现在：日事清使得从公司到各部门的目标透明化，每个部门的OKR都直接对应到公司的关键目标。

挑战：在使用日事清之前，虽然已有OKR，但更新和同步进展存在延迟。

在使用日事清之前，茶聚场公司已经建立了一套成熟的OKR管理模式，然而，原有的表格管理方式难以支持动态更新和实时反馈，在实际操作中却面临着问题。

借助日事清OKR模块，茶聚场实现：

透明度和进度可视化：

• 日事清使得从公司到各部门的目标透明化，每个部门的OKR都直接对应到公司的关键目标。

• 实时的进度更新功能确保所有参与者都能看到最新的进展情况，从而加快决策过程并及时调整战略。

层层拆解的责任明确化：

• 在日事清中，公司的关键结果（KR）直接转化为部门的目标（Objective），进一步分解为个人的关键任务，实现层层递进的目标对齐。

• 每个目标和任务都明确指派责任人，每位员工都能够清楚自己的职责和预期成果。

项目管理的整合使用

• 茶聚场能够将OKR进一步细化为具体的项目任务，每个任务都设有明确的时间节点和完成标准。

2、HR部门采用日事清系统来简化入职流程，提升效率

以前：入职流程手动管理，缺乏效率和实时跟踪。

现在：日事清系统用于简化入职流程，提升效率。

对于快速扩张的茶聚场来说，高效的HR流程是支撑业务持续增长的基石。引入日事清后，茶聚场的HR部门精心设计了日事清的应用策略，将其深入到人事和财务管理的核心流程中。这不仅包括了日常的申领流程，也涵盖了新人入职和用人需求的关键环节。以入职人员管理为例：

入职办理任务：

为每个HR分配一张卡片，每张卡片对应一名入职员工的完整办理过程。通过这种方式，HR能够专注于具体任务，同时系统提供实时更新和通知功能，确保无缝沟通和任务追踪。

入职审批卡片：

为每位新员工创建一个入职审批卡片，记录基本信息如名字、岗位（例如甜品师）、预定入职时间，以及被分配的门店（如三里屯或王府中环）。

通过日事清看板管理，茶聚场的三名HR专员可以同时处理来自全国六家门店的多个岗位入职申请，所有参与者——包括直接的上级和关联的审批人员——均可实时查看和响应，确保每一步都在预定时间内完成。

3、供应链管理的物料更新

• 以前：物料管理依赖于分散的记录和更新。

• 现在：日事清看板管理系统应用于物料管理。

对于茶聚场来说，有效的供应链管理是确保其市场领先地位的关键因素，其中物料管理尤为重要。为了保持门店运营的流畅性，每一项物料都必须确保及时补充并有效使用。

物料管理在过去主要依赖于分散的记录和更新方式，通常通过聊天软件和电话进行沟通，这不仅容易导致需求描述不准确，还容易导致门店面临货品不足的问题。

引入日事清看板管理系统后，茶聚场的物料管理实现了前所未有的透明度。现在，从保温袋、纸袋到蛋糕盒，每种物料的详细信息都被记录在清晰的管理卡片上，并展示在日事清的看板上。这些管理卡片包括了关键信息如下单时间、现存库存以及预计使用截止日期，使得每一个环节都可视化。

通过日事清，茶聚场不仅优化了物料管理流程，也增强了门店与仓储运输部门之间的协同作用。这保证了物料需求的准确性和及时性，和门店运营的连续性和效率。

4、茶聚场的会议和反馈系统

为了保证团队之间的高效沟通并不断进行改进，茶聚场在日事清设立了周密的会议和反馈系统。公司定期安排每周和双月例会，

1、公司设立了一个虚拟问题收集箱

员工可以随时提交遇到的问题和改进建议，确保这些问题能够得到及时的发现和处理。

2. 详尽的会议纪要与待办事项卡片

公司的每周和双月例会都记录：每个会议的详细纪要和待办事项都在同一张卡片中详尽列出。会议一结束，这张卡片及时抄送给所有相关成员，做到信息的透明分享和无缝传达。

3. 任务的动态同步与持续追踪

会议产生的待办事项从卡片的第二条开始记录，并添加到相关成员的日程中，这样的设置确保了任务不遗漏，并且可以在后续的会议中继续追踪。下次会议，管理者可以继续follow上次会议每个任务的执行状态，及时了解哪些任务已完成，哪些还在进行，哪些需要额外推动，提高了会议的实际产出和团队的执行力。

5、流程管理：灵活应对不同业务模式

在茶聚场，随着门店数量的增加和业务模式的多样化，确保每个门店维持统一的品牌形象及高效运营成为了一个挑战。特别是客户流程、配件流程对门店管理的重要性更是不言而喻，不仅关系到客户满意度，还直接影响品牌的整体形象和市场表现。

以往，茶聚场在处理如客户月结申请、新建客户审批、客户接待安排、配件部门运作和周边设备采购等多个关键流程时，原本仅依靠流程图管理，虽然在理论上制定了流程，但在实际操作中却缺乏将流程步骤明确分配给具体责任人，每次流程的执行几乎都依赖于员工的主观推动，缺乏动态管理，如果门店出现执行上的不一致总部也不好追踪，最终影响到服务质量和客户体验。

为了解决这些问题，茶聚场采用了日事清流程模块，通过日事清，茶聚场成功地将这些复杂的任务转化为一系列清晰、高效的步骤。每个项目流程都有详细执行步骤、负责人、流转规则，每一个流程都被细致地规划、流转和执行，保障了公司运营的流畅性和规范性。

部署实施

购买日事清后，茶聚场迅速启动了部署实施服务。从高层管理到前线员工的广泛参与，确保解决方案能够精准地对接到每个关键环节。通过一系列的定制开发和配置工作，成功整合了日事清的多功能平台，包括OKR跟踪、360度绩效评估以及项目管理功能，全面革新茶聚场的内部数字化效率和管理水平。

支持和沟通

总结

在新茶饮的潮流中，茶聚场已经用其独特的方式深化了茶文化的体验，成为茶爱好者和追求高品质生活者的首选。选择日事清这一全面的管理工具，对茶聚场而言，不仅提升了整体的运营效率和决策质量，也为其战略扩展提供了强有力的支持。此外，茶聚场还在探索使用日事清来优化市场部门的活动策划、门店选址以及新品开发等关键业务场景，旨在通过这些创新措施继续巩固其市场领先地位，满足更广泛顾客的期待和需求。

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