任务紧、工作效率低？用日事清这款常用项目管理软件

如果只是你团队中某个成员效率低，你可以把锅甩给“90后”、““散漫、拖延、没效率“的标签，但如果整个团队效率低都效率低，那一定是团队管理leader的锅。

以我们团队内部做10万级企业用户项目的管理的软件，以及服务过的N多项目管理团队积累的经验，我是可以告诉你那些跑的快的公司是怎么解决的。

常用项目管理软件推荐：首先题主的问题：「团队都是90后，公司项目特别紧，团队效率很低」，其实属于项目管理的典型问题：各位PM应该不会陌生，以上项目管理的五大要素：成本、时间、范围、质量、风险。很多企业在项目开发过程中都会遇到时间、预算、人员配比等各种问题。

而题主的问题：

公司PM在保证交付速度和交付质量的情况，就一定要解决团队效率很低的问题，实际是就是控制两个因素：时间成本，人力成本。其中，时间成本是指不要延期。人力成本是指高效有效利用人力，不至于雇佣更多人，让项目人力成本增加，老板不答应。

那么我们接下来就解决效率的事情。

1、做好团队目标管理

“我知道我任务没完成，但我确实没意识到这对整个项目影响这么大！”

——当团队没有明确的目标和执行计划时，这是很多项目成员心中的OS。

自己只是被分配了任务，但是不知道自己的工作在整体项目过程中起到的作用，没有意识到自己个人的工作延期会拖累到整个项目的工作进展。

通过日事清管理软件，PM可以建立项目看板，将总目标、项目成员各自目标进行制定和拆解，并为执行工作预估完成时间以及所需资源，做成可执行的计划。让整个团队或者项目更加快速高效的达成一致目标，计划可以做到一目了然，进度随时掌握，目标导向为主，根据进度随时调整工作计划。

2、建立管理事务的优先级，提升工作效率

PM作为管理者，要提高领导力，最重要的是管理好自己的时间和下属的时间，让团队每个人把时间用在最重要的事情上。

对于项目成员来说，第一优先级是上司安排的工作。第二优先级是需要和其他同事协作的工作。第三优先级是自己的工作，以及一些杂事等等。

日事清的日程功能帮助你管理事务的优先级和提升工作效率，所有项目成员均可在「日程」模块，对于每天的工作任务，先按照重要程度的优先级排序，每位员工都可以规划安排自己负责的任务，待办事项清晰可见，井井有条。

根据「tt清单工作法」：

1.今日必做清单 (Today)。每日清晨确定好今日必做清单。在工作中处理当前任务时，如果有临时的紧急任务，需要再次根据优先级，重新对列表调整顺序。
2.明日待办清单 (Tomorrow)。每日工作结束时，在明日待办清单中加入今日未完成和明天需要做的事情。

项目经理可以要求成员养成习惯，在每天工作结束后，用日事清的一键生成工作日志功能，用kptp工作法总结今日已完成事项，并列出明天待办清单，PM可以通过每天审阅工作日志的方式，对项目成员工作情况、遇到问题、可以支配的资源等问题进行沟通了解。

3、加强团队内信息的流动与工作协同

你是PM，对内，你要管理团队成员，梳理内部的流程与职责分工，以及你得针对于你的业务指定管理规则和沟通规则。

对外你需要管理各种干系人/团队，清楚你的团队与他们之间的交互流程和职责，这样在在处理外部问题时，也能有理有据，按流程办事。

你所制定的规则要怎么落实？想要360度无死角说服别人，就要结合软件工具的力量，更加有效的协调团队里各种角色的工作。

软件并不代表项目管理能力本身，它只是个需要习惯和掌握的工具。工具的辅助可以做到两件事：透明、可视化。

在日事清中，可以通过共享笔记和云盘的方式，制定岗位流程、工作职能、沟通规范等，也可以共享项目资料，提高工效。

4、团队进度管理和任务监督

项目成员在对接或汇报工作时，「直接上图」是向对方表达尊重的最佳方式。

而PM在项目进度管控的时候，呈现效果直观可视化图表，也是项目管理工作利器

·“工作完成度如何？”“需要怎么调整？”“应在何处关注资源？”

——这是项目经理每天要关注的问题

项目经理可以通过日事清可视化、透明管理项目管理进度，有助于我们通过工作进度与完成情况更好地制定策略和采取行动：所有人都清楚任务责任人、排期、进度的项目，项目成员还会这么搪塞你吗？

1）看板式项目管理：跟踪任务在整个价值流中流经的不同阶段，流程可视化。

只要你是日事清用户，在你创建的所有计划看板内的成员，皆可进入任务看板。将工作拆分成小块，一张卡片写一项任务，再把卡片放到墙上，每一列都起一个名字，显示每件任务在流程中处于什么位置。

通过看板管理，所有项目成员的任务都是透明的，项目任务视觉化，责任明晰。与拖延和借口说拜拜。

2）进度管理：进入日事清的项目看板的甘特图——通过点击右上角切换视图，即可进入进度视图。

。鼠标移到问题上会提示该问题的名称、具体的开始时间和结束时间、工期以及进度。

甘特图可以帮助PM预测问题时间、成本及质量上的结果，出现效率瓶颈时，可以快速调整计划。点击问题进度条，左右缩进修改问题起止时间，拖拽调整问题起止日期。通过拖拽、移动可以调整任务的日期▼

工程项目往往有确定的工期，不同施工工艺间有着不可切割的紧密联系，项目经理需要严格规划每项工作的施工时间，并控制进度。可以通过日事清的多种统计视图，监督任务进展：